صاحبان کسب و کارهای کوچک و استارت‌آپ‌ها غرق در وظایف روزانه خود هستند. حسابداری مشاغل کوچک برای یک کارفرما وقت‌گیر است و کارآفرینان باید یاد بگیرند که دیگر خودشان حسابداری خود را انجام ندهند. این فشار اضافی فقط مدیریت سایر جنبه‌های مهم را برای اکثر کارفرمایان دشوار می‌کند.
حسابداری برای بسیاری از کارفرمایان مناسب نیست و این قضیه مشکلی هم برای آنها به وجود نمی‌آورد. اما داشتن اطلاعات اولیه در مورد نحوه مدیریت یک حساب بانکی تجاری در درازمدت قطعا به شما کمک خواهد کرد. آیا این طور فکر نمی‌کنید؟
برای صاحبان کسب و کاری که دانش حسابداری ندارند یا دانش آنها محدود است، ممکن است یادگیری آن کمی دشوار باشد. اما ما در این پست نکاتی را به اشتراک بگذاریم که می‌تواند به شما کمک کند عملیات‌های حسابداری خود را به خوبی مدیریت کنید و برای آینده برنامه‌ریزی کنید.
این نکات حسابداری برای صاحبان مشاغل کوچک به آنها کمک می‌کند تا کنترل بهتری بر امور مالی کسب و کار داشته باشند.
آنچه خواهید خواند
حسابداری مشاغل کوچک چیست؟
حسابداری مشاغل کوچک در مورد پیگیری درآمد و هزینه‌های حساب تجاری است. به عبارت ساده‌تر، ردیابی جریان نقدی ورودی و خروجی از حساب تجاری را حسابداری مشاغل کوچک می‌گویند.
این کار شامل ثبت فاکتورها، سفارش‌های خرید، پیش پرداخت‌ها و صورت‌حساب‌های پرداخت شده برای اداره کسب‌وکار است.
برای یک تجارت کوچک، کارهای حسابداری به این سه دسته تقسیم می‌شود:
- ثبت تراکنش‌های مالی
- تهیه گزارش‌های مالی
- انجام وظیفه مالیاتی
با این حال، همین کارها هم اگر به طور موثر انجام نشوند، می‌توانند بسیار گیج کننده باشند. بنابراین، آیا می‌خواهید نکاتی را بدانید که به شما در حسابداری مشاغل کوچک کمک کند؟
14 نکته مفید برای حسابداری مشاغل کوچک
1. حساب بانکی شخصی و حساب بانکی کسب و کار خود را جدا کنید
به عنوان صاحب یک کسب و کار کوچک، قطعا دلتان نمی‌خواهد که از طریق حساب شخصی خود به دنبال یک فیش یا تراکنش بگردید. هرچه سازماندهی بیشتری داشته باشید، برای سلامت مالی کسب و کارتان بهتر است.
حتی اگر سرمایه شخصی‌تان را صرف کسب و کار خود می‌کنید، باید درآمد و هزینه‌های کسب و کار خود را کاملاً از هزینه‌های شخصی خود جدا نگه دارید.
داشتن یک حساب بانکی تجاری جداگانه مزایای زیادی دارد. با حساب‌های بانکی شخصی و تجاری جداگانه، صاحبان مشاغل می‌توانند:
- فعالیت‌های تجاری خود را بهتر مدیریت و سازماندهی کنند
- استرس و سردرگمی را در زمان ضرب‌الاجل‌های مالیاتی کاهش می‌دهد
- کمک می‌کند قانونی و حرفه‌ای‌تر باشند
- یک مسیر حسابرسی روشن داشته باشند
- مدیریت دقیق جریان نقدی
- وجوه موجود در حساب پس انداز خود را ایمن نگه دارند
علاوه بر این، برای این موضوع باید کارت اعتباری تجاری و کارت اعتباری شخصی را جدا نگه دارید.
2. فاکتورنویسی دقیق
صورتحساب و فاکتورنویسی بخش مهمی از هر کسب و کاری است. این یک گام مهم در فرآیند کسب و کار است که اغلب می‌تواند سنگین و زمان‌بر باشد. اشتباهات جزئی در فاکتورهای شما بر توانایی دریافت پول تأثیر می‌گذارد.
فاکتورها باید تمام اطلاعات خاص مربوط به معامله را پوشش دهند و باید به موقع ارسال شوند. برای این کار، به یک فاکتورساز خوب نیاز دارید تا به شما در انجام این کار کمک کند.
شما باید به دنبال ویژگی های زیر در یک فاکتورساز باشید:
- الگوهای فاکتور برای انواع مختلف مشاغل
- سفارشی کردن فاکتورها
- ارسال فاکتور به مشتریان و پیگیری آنها
- اعلان‌های زمان واقعی
- ایجاد گزارش و
- پذیرش پرداخت از طریق درگاه‌های مختلف
صورتحساب نویسی برای مشاغل کوچک می‌تواند به روش‌های زیر کمک کند:
- صورتحساب نویسی مناسب به عنوان ابزار خوبی برای ثبت سوابق عمل می‌کند
- به شما کمک می‌کند تا یک چشم انداز حرفه‌ای از تجارت کوچک یا برند خود ارائه دهید
- به عنوان یک مدرک قانونی برای خدمات وعده داده شده عمل می‌کند و
- به شما کمک می‌کند تا فروش خود را منظم‌تر نگه دارید
3. مراقب حساب‌های دریافتنی باشید
بقا و عملکرد شرکت شما به شدت به حساب‌های دریافتنی شما بستگی دارد. برای حفظ جریان نقدینگی، باید با مشتریان خود تماس بگیرید تا مطمئن شوید که پرداخت‌ها را به موقع انجام می‌دهند.
برای اینکه بتوانید به موقع پرداخت‌ها را دریافت کنید، به یک ساختار داخلی محکم و ایجاد یک سیستم صورتحساب نویسی موثر نیاز دارید. یک سیستم فاکتور نویسی خوب به شما کمک می‌کند تا اعلان‌های منظم در مورد پرداخت‌های معلق را ردیابی، نگهداری و دریافت کنید.
بررسی حساب‌های دریافتنی به مالکان کمک می‌کند:
- مطمئن شوند که به موقع پولشان را دریافت می‌کنند
- کمک می‌کند تا از قبل برنامه‌ریزی کند
- جریان نقدی خود را ثابت نگه دارند و
- کمک می‌کند تا کسب و کار خود را به راحتی اداره کنند
4. بودجه‌ای برای دستیابی به اهداف ایجاد کنید
ایجاد بودجه باید یکی از مراحل اولیه برای حسابداری مشاغل کوچک باشد. این کار شامل ایجاد درآمد و هزینه‌های پیش بینی شده است. بودجه به شما کمک می‌کند تا معیاری برای آنچه که باید روی آن کار کنید، ایجاد کنید.
طبق گزارشی از بانک های فدرال رزرو شیکاگو و سانفرانسیسکو، بیش از 60 درصد از مشاغل با سلامت مالی خوب با ایجاد بودجه شروع به کار کردند.
کسب و کارهای کوچکی که بودجه خاصی برای حسابداری دارند می‌توانند:
- منابع مناسب تخصیص دهند
- تصمیم‌گیری خود را بهبود دهند
- به اهداف تجاری خاص دستیابی پیدا کنند
- بر عملکرد نظارت داشته باشند و
- برای آینده برنامه‌ریزی کنند
5. برای حقوق و دستمزد حساب بانکی جداگانه نگه دارید
اضافه کردن هزینه‌های حقوق و دستمزد به حساب عادی، می‌تواند شما را سردرگم کند. با داشتن یک حساب بانکی جدید، می‌توانید به جز روزهای پرداخت، موجودی را پایین نگه دارید.
حسابدار به راحتی می‌تواند تراکنش‌های بانکی را با حساب‌های حقوق و دستمزد مرتبط کند. تراکنش‌های حقوق و دستمزد شامل EFT (انتقال وجه الکترونیکی) است که لایه‌ای از امنیت را برای سایر امور مالی کسب و کار و امور مالی شخصی ارائه می‌دهد.
جدا نگه داشتن حساب‌های پرداختنی و حساب‌های حقوق و دستمزد می‌تواند به مشاغل کمک کند:
- تراکنش‌های حقوق و دستمزد را به راحتی ردیابی و کنترل کنید
- خطاها را می‌توان به راحتی پیدا کرد
- در صورت کلاهبرداری، صاحبان کسب و کار می‌توانند حساب را ببندند و حساب جدیدی راه‌اندازی کنند
- دسترسی به شماره حساب عملیاتی مالک را محدود می‌کند
- مخارج دستمزد مخلوط با سایر هزینه‌ها می‌تواند ردیابی را دشوار کند
6. فرآیند حسابداری را اتوماتیک کنید
خودکارسازی فرآیند حسابرسی و حسابداری شما مستلزم آن است که یک گردش کار را با کمک نرم افزارها و استراتژی‌های حسابداری تنظیم کنید. هنگامی که فرآیندهای حسابداری خود را خودکار می کنید، سازگاری با شیوه‌های حسابداری آسان‌تر می‌شود.
مراحل خودکارسازی فرآیند حسابداری به شرح زیر است:
- فرآیند حسابداری خود را شناسایی کنید
- شناسایی و دریافت نرم افزار حسابداری مناسب
- یک گردش کار را تنظیم کنید
- گردش کار خود را آزمایش کنید و
- روند خودکار و گردش کار را نظارت کنید
خودکارسازی سیستم حسابداری و حسابرسی شما:
- کمک به تهیه صورت‌های مالی به موقع و دقیق
- افزایش بهره‌وری عملیاتی
- کمک به کاهش خطاهای انسانی
- کمک به همگام شدن با اصول پذیرفته شده حسابداری
- به طور خودکار صورتحساب و پرداخت مالیات بر درآمد تخمینی ایجاد می‌کند
7. دفاتر مالی خود را به روز نگه دارید
داشتن حسابرسی‌های منظم برای هر کسب و کاری ضروری است. این امکان، برنامه‌ریزی و پیش‌بینی مالی آسان برای کسب و کار شما را فراهم می‌کند.
دفاتر مالی که به خوبی سازماندهی شده باشند برای به دست آوردن بینش‌های ارزشمند در مورد کسب‌وکارتان ضروری هستند. این بینش‌ها و ایده‌ها از داده‌های عملی حسابرسی تولید می‌شوند. دلیل اصلی عملکرد ضعیف کسب و کارها، حسابرسی ضعیف آنهاست.
چندین مزیت به روز نگه داشتن دفاتر مالی عبارتند از:
- به شما کمک می‌کند طبق بودجه کسب و کارتان عمل کنید
- به شما کمک می‌کند پیش‌بینی‌های واقع بینانه مالی انجام دهید
- از استرس و تقلا برای یافتن اطلاعات دقیق در طول فصل اجتناب کنید
- به شما امکان می‌دهد برای شرایط اضطراری آماده باشید
- اجتناب از اشتباهات و خطاها و
- انطباق با خواسته‌های قانون آسان‌تر می‌شود
8. از نرم افزارهای حسابداری یا حسابرسی استفاده کنید
فناوری کار را برای صاحبان مشاغل آسان کرده است. اگر نمی‌توانید حسابدار استخدام کنید، می‌توانید از نرم افزارهای قوی حسابداری استفاده کنید.
برای اینکه بتوانید از نرم افزارهای حسابداری استفاده کنید، نیازی به دانش فنی ندارید. این کار در ابتدا به کمی یادگیری نیاز دارد ولی بعد از آن هر کارفرمایی که بخواهد نرم افزار را به تنهایی مدیریت کند، می‌تواند به راحتی این کار را انجام دهد.
استفاده از نرم افزار حسابداری می‌تواند به روش‌های زیر کمک کند:
- فورا گزارش‌های مالی تولید می‌کند
- کاغذبازی را کاهش می‌دهد، در زمان و هزینه صرفه جویی می‌کند
- حقوق و دستمزد را ساده می‌کند و داده‌های دقیق ارائه می‌دهد
- گزارش‌های دقیق به تصمیم گیری بهتر کمک می‌کند
- ایجاد فاکتور برای مشاغل کوچک و
- انطباق مالیاتی را ساده می‌کند
9. صورت وضعیت سود و زیان ایجاد کنید
صورت وضعیت سود و زیان، درآمدها و هزینه‌های یک سال مالی خاص را نشان می‌دهد. این کار برای یافتن نتیجه خالص مورد نیاز است – آیا کسب و کار در حال کسب سود است یا متحمل ضرر. صورت وضعیت سود و زیان به کسب و کارها کمک می‌کند تا به سؤالات حیاتی در مورد کارایی خود پاسخ دهند.
صورت وضعیت سود و زیان به کسب و کارهای کوچک در موارد زیر کمک می‌کند:
- یافتن کارایی عملیاتی
- جمع‌آوری صورت‌های جریان نقدی
- محاسبه مالیات قابل پرداخت
- به شما کمک می‌کند سود ناخالص، سود خالص، سود عملیاتی و سود قبل از مالیات را پیدا کنید
- شناسایی و کنترل هزینه‌های غیرمستقیم
- به پیگیری عملکرد کسب و کار کمک می‌کند و
- به برنامه‌ریزی برای آینده کمک می‌کند
10. انتظار مخارج تجاری پرهزینه را داشته باشید
به عنوان یک تجارت کارآمد، باید برخی از هزینه‌های عمده‌ای را که در طول سال مالی متحمل خواهید شد، در نظر بگیرید. برخی از عمده‌ترین هزینه‌های کسب و کار عبارتند از:
- تعمیر تجهیزات
- ارتقا یا تعویض ماشین آلات
- استهلاک و
- صورت حساب‌های مالیاتی
وقتی برای این مخارج پر هزینه برنامه‌ریزی می‌کنید:
- این کار به شما کمک می‌کند تا برای هزینه‌های سرمایه‌ای بزرگتر برنامه‌ریزی کنید
- در نظر گرفتن آنها در زمان فرا رسیدن مهلتشان آسان می‌شود و
- زمان برگشت را کوتاه می‌کند
11. همیشه رسید دریافت کنید
ذخیره و نگهداری رسیدهای کاغذی برای تمام هزینه‌ها به شما کمک می‌کند بدانید پول خود را کجا خرج می‌کنید. به عنوان یک صاحب کسب و کار، مهم است که همه هزینه‌های عمده را پیگیری کنید و برای هزینه‌هایی که به طور منظم متحمل می‌شوید، مدرک داشته باشید.
دریافت و ذخیره رسید برای تمام هزینه‌های شما به حسابداری مشاغل کوچک برای موارد زیر کمک می‌کند:
- پیگیری همه هزینه‌ها
- کسورات مالیاتی را بیابید
- تمام هزینه‌ها را به طور دقیق طبقه‌بندی کنید
- اندازه‌گیری کنید که آنها به طور منظم چقدر و برای چه چیزی خرج می‌کنند و
- به عنوان مدرک تحویل برای ایجاد سوابق مالی واضح کمک می‌کنند
12. از حسابداری DIY اجتناب کنید
حسابداری DIY(یعنی انجام تمام کارهای حسابداری توسط خودتان) برای مشاغل کوچک می‌تواند برای سلامت مالی و رفاه کسب و کار شما خطرناک باشد. در جنبه‌های خاصی از کسب‌وکار، مانند حسابداری، برون‌سپاری عملکردها و فرآیندها به یک متخصص خبره سودمند است.
وقتی ده کار دیگر دارید که باید به عنوان صاحب کسب و کار روی آنها تمرکز کنید، احتمالا نمی‌خواهید تمام وقت و انرژی خود را برای حسابداری مشاغل کوچک تلف کنید.
استخدام یک حسابدار تجاری می‌تواند این گونه به صاحب کسب و کار کمک کند:
- کاهش خطاهای عمده حسابداری
- حساب‌ها به روز و در جای خود خواهند بود
- زمینه‌های رشد و کاهش هزینه‌ها را خواهید شناخت
- در زمان پایان مهلت مالیات بر درآمد از کار بیشتر خودداری می‌کنید
- رسیدگی به مسائل ضروری‌تر و
- قادر به برنامه‌ریزی برای آینده خواهید بود
13. تمام هزینه‌های کسب و کار را ثبت و ردیابی کنید
ثبت و ردیابی هزینه‌هایی مانند حق الزحمه مشاوره، هزینه‌های مستقیم نیروی کار، لوازم اداری، سفر و خدمات آب و برق ضروری است. اطمینان حاصل کنید که از کارت‌های اعتباری اختصاصی تجاری استفاده می‌کنید، هزینه‌ها را ثبت می‌کنید و تمام رسیدهای خود را دیجیتالی می‌کنید.
هزینه‌ها انواع مختلفی دارند:
- ثابت
- متغیر
- دوره زمانی
- علاقه
- استهلاک
ثبت و پیگیری هزینه‌ها می‌تواند به روش‌های زیر مفید باشد:
- برای حفظ یک جریان نقدی سالم واقعاً مهم است
- این کار به شما کمک می‌کند تا هزینه‌هایی را که واجد شرایط کسر مالیات هستند، کشف کنید
- به سنجش میزان موفقیت کسب و کار شما کمک می‌کند
- به دستیابی به بینش در مورد هزینه‌های خاص و جریان نقدی کمک می‌کند و
- به طبقه‌بندی هزینه‌های شما کمک می‌کند
14. افراد حرفه‌ای را برای آماده‌سازی مالیات استخدام کنید
متخصصانی هستند که روی مالیات بر حقوق کار می‌کنند و خودشان را با تمام تغییرات و به روز رسانی‌ها همراه می‌کنند، بنابراین آماده‌سازی مالیات برای آنها آسان‌تر است تا اینکه خودتان بخواهید این کار را انجام دهید.
داشتن یک منبع حرفه‌ای و آگاه به شما کمک می‌کند از ریسک‌ها و ممیزی‌ها دوری کنید و به جای اینکه خودتان آن را مدیریت کنید، به کسب‌وکارتان کمک کنید.
استخدام یک شخص مالیاتی به صاحب کسب و کار اجازه می‌دهد:
- در زمان و هزینه صرفه‌جویی کند
- از اشتباهات پرهزینه خودداری کند
- کسری‌ها را به راحتی پیدا کند
- ریسک حسابرسی را کاهش دهد
سوالات متداول
1.کسب و کارهای کوچک چگونه حسابداری انجام می‌دهند؟
روش حسابداری معمولاً شامل داشتن صورت وضعیت جریان نقدی، صورت وضعیت سود و ضرر (صورت وضعیت بانکی) و ترازنامه است. در حالی که اکثر کسب و کارهای کوچک این صورت حساب‌های بانکی را به صورت دستی نگهداری می‌کنند، می‌توان آنها را با کمک نرم افزار حسابداری خوب نیز مدیریت کرد.
2.چگونه کارهای ساده حسابرسی را برای کسب و کار کوچک خود انجام دهم؟
برای شروع، در اینجا چند نکته ساده حسابرسی برای مشاغل کوچک آورده شده است.
یک حساب تجاری جداگانه ایجاد کنید
ثبت معاملات روزانه (درآمد و هزینه)
مهلت مالیات بر درآمد را در نظر داشته باشید
از نرم افزار مدیریت موجودی برای حسابرسی استفاده کنید
3. آیا صاحب کسب و کار نیاز به دانستن حسابداری دارد؟
یک صاحب کسب و کار باید اصول حسابداری و حسابرسی را بداند، زیرا اکثر تصمیمات تجاری اصلی تحت تأثیر حسابداری کسب و کار شما قرار می‌گیرد.
4.چرا بسیاری از صاحبان مشاغل کوچک به حسابدار نیاز دارند؟
اکثر مشاغل کوچک به حسابداران نیاز دارند تا حسابرسی، ردیابی هزینه‌ها و ثبت تراکنش‌ها بدون نیاز به بررسی تمام جزئیات به صورت خودکار انجام شود. این به صاحب یک کسب و کار کوچک اجازه می‌دهد تا بر سایر موارد مهم تمرکز کند.
کدام نکات حسابداری کسب و کارهای کوچک را ابتدا امتحان خواهید کرد؟
این نکات حسابداری مشاغل کوچک توسط بسیاری از صاحبان مشاغل آزمایش شده است. این کار به آنها کمک کرده تا یک سیستم حسابداری بهتر ایجاد کنند و امور مالی کسب و کار را با حداقل خطا مدیریت کنند. ثابت شده که پیش‌بینی‌های مالی قوی و صورت‌های مالی بر موفقیت بلندمدت هر کسب و کاری تأثیر می‌گذارد.
کدام نکات را ابتدا می‌خواهید امتحان کنید؟ این نکات حسابداری مشاغل کوچک به شما کمک می‌کند تا با بهتر بودن در مدیریت مالی، شانس موفقیت کسب و کار خود را افزایش دهید.
