آیا حسابداری و دفترداری یکی هستند؟
اینکه بخواهید از مرتب بودن صورت مالی‌تان اطمینان حاصل کنید مانند این است که یک شغل تمام وقت دیگر داشته باشید. گزارش شرکت Adobe نشان داد که 65 درصد از رهبران مشاغل کوچک و متوسط (SMB) موافقند که پر کردن فرم‌هایی مانند گزارش هزینه‌ها، مانع انجام کارهای عادیشان می‌شود.
هنگامی که برای اولین بار کسب و کار خود را شروع می‌کنید، ممکن است تهیه صورت‌های مالی برایتان آسان به نظر برسد. اما با رشد شرکت، احتمالاً به دنبال استخدام یک حسابدار یا دفتردار باشید. سوال این است: کدام یک برای شما مناسب است؟
برای پاسخ به این سوال، باید تفاوت‌های اصلی بین حسابداری و دفترداری و همچنین دلایل اصلی نیاز به کمک در امور مالی و میزان بودجه‌تان را بدانید و اینکه آیا نیاز به استخدام شخصی به صورت تمام وقت دارید یا یک حسابدار خارجی از طرف یک شرکت حسابداری؟
آنچه خواهید خواند
تفاوت بین حسابداری و دفترداری چیست؟
وظایف حسابداران و دفترداران ممکن است همپوشانی داشته باشد، اما چند تفاوت کلیدی وجود دارد. دفترداری بیشتر بر وارد کردن داده‌ها (data entry) متمرکز است و شامل تهیه بسیاری از صورت‌های مالی یک کسب و کار است. در همین حال حسابداری، درستی این اظهارات، نحوه تعامل آنها و آنچه این صورت‌ها در مورد سلامت شرکت شما می‌گویند را بررسی می‌کند.
دفترداری
وظایف دفترداری شامل ردیابی و ثبت تراکنش‌های مالی یک کسب و کار است. یک دفتردار بیشتر کار وارد کردن داده‌ها و کارهای اداری مربوط به تراکنش‌های مالی کسب و کار شما را انجام می‌دهد.
برخی از اسنادی که در فرآیند دفترداری پیگیری می‌کنید عبارتند از:
- صورتحساب‌ها
- فاکتورها
- حقوق و دستمزد
- صورت حساب بانکی
- خریدها
- رسیدها
- صورت‌های مالی (مانند ترازنامه یا صورت سود و زیان شما)
دفترداری شامل ورود داده‌های زیادیست و شما باید از صحت اطلاعات اطمینان حاصل کنید. یک دفتردار همچنین اولین بررسی را در دفتر کل شما انجام می‌دهد تا مطمئن شود حساب‌های شما متعادل است.
ممکن است در ابتدای راه، دفترداری یک‌طرفه (که در آن هر تراکنش در یک حساب ثبت می‌شود) را انجام داده باشید. اما احتمالاً با رشد شرکت باید شیوه کارتان را به دفترداری دوطرفه (که در آن هر تراکنش به عنوان اعتبار به یک حساب و بدهی به حساب دیگر ثبت می‌شود) تغییر دهید.
این شکل از دفترداری، بررسی دیگری را برای متعادل کردن دفاتر شما اضافه می‌کند و با اصول حسابداری پذیرفته شده (GAAP) مطابقت دارد. اکثر نرم‌افزارهای دفترداری از این سیستم پیروی می‌کنند زیرا وام‌دهندگان نیز آن را ترجیح می‌دهند.
حسابداری
حسابداری در مقایسه با دفترداری کمی تفسیری است. حسابداری اغلب شامل تهیه برخی از صورت‌های مالی است و می‌تواند وظایف دفتردار را نیز انجام دهد، اما وظایف حسابداری همچنین شامل بودجه‌بندی و خلاصه سازی و همچنین تجزیه و تحلیل صورت‌های مالی می‌شود.
بخشی از فرآیند حسابداری ممکن است شامل بررسی صورت‌های تهیه‌شده توسط دفتردار برای وجود خطا و تنظیم ورودی‌ها در صورت لزوم باشد. همچنین می‌تواند شامل ممیزی هر گونه اظهارات یا اطلاعات مالی برای اطمینان از صحت داده‌ها باشد.
حسابداری همچنین می‌تواند به شما در تفسیر صورت‌های مالی برای درک سلامت کسب و کارتان و پیش بینی هزینه‌های آتی کمک کند.
ممکن است در زمان‌هایی شرکت‌ها استخدام یک حسابدار را مفید بدانند. کسب و کارها ممکن است در زمان «تهیه اظهارنامه مالیاتی، حسابرسی صورت‌های مالی، یا توسعه استراتژی‌های مالی بلندمدت» نیاز به استخدام یک حسابدار داشته باشند.
فرآیند حسابداری برای ثبت صحیح مالیات کسب و کار شما حیاتی است. یک حسابدار می‌تواند به شما کمک کند تا اظهارات خود را مرور کنید و اطمینان حاصل کنید که همه کسورات ممکن را پیدا کرده و از پرداخت بیش از حد خودداری می‌کنید.
تفاوت حسابدار و دفتردار چیست؟
حسابداران ممکن است برخی از وظایف دفترداران را انجام دهند، اما تفاوت‌های زیادی بین حسابدار و دفتردار وجود دارد. برخی از تفاوت‌های عمده شامل آموزش‌ها و کار روزانه آن‌هاست و هر کدام مزایا و معایب خود را دارند که باید در نظر گرفته شوند.
آموزش
دفترداران اغلب دارای مدرک کاردانی یا بالاتر هستند، اما داشتن این مدرک الزامی نیست. برخی از دفترداران ممکن است فقط دیپلم دبیرستان داشته باشند یا برخی از آنها دوره‌های بازرگانی را گذرانده باشند، اما ممکن است بعداً در حرفه خود برای آموزش بیشتر دوره‌های مختلف را بگذرانند.
از سوی دیگر، حسابداران تقریباً همیشه حداقل مدرک لیسانس حسابداری دارند. بسیاری از آنها دارای مدرک کارشناسی ارشد هستند.
کار روزانه
کار یک دفتردار شامل تهیه گزارش‌های مالی و رسیدگی به ثبت روزانه تراکنش‌های مالی برای کسب و کار شماست. وظایف آنها برای روی کار ماندن سازمان شما (بدون وارد شدن به وضعیت قرمز) ضروری است. بسیاری از دفترداران با نرم‌افزارهای حسابداری آنلاین کار می‌کنند.
در همین حال، یک حسابدار داده‌های مالی شما را تفسیر می‌کند و بر رعایت آن نظارت می‌کند. آنها به شما در تهیه اظهارنامه مالیاتی کمک می‌کنند، به خصوص اگر پرونده پیچیده‌ای دارید. آنها همچنین می‌توانند به شما در ایجاد تغییرات بزرگ، برنامه‌ریزی برای آینده و مشاوره در مورد تصمیمات مالی کمک کنند.
در نهایت، در حالی که دفترداران می‌توانند با انواع مختلف مشاغل سازگار شوند، حسابداران تمایل به تخصص دارند. برخی از حسابداران فقط مالیات را تهیه می‌کنند، در حالی که برخی دیگر در حسابداری مراقبت‌های بهداشتی، حسابرسی یا یک صنعت خاص کار می‌کنند.
مزایا و معایب دفترداری در مقابل حسابداری
در زیر برخی از مزایا و معایب مرتبط با دفترداری و حسابداری آورده شده است:
مزایا و معایب دفتردار
| مزایای دفتردار | معایب دفتردار |
| معمولاً کار با دفتردار از کار با حسابدار کم هزینه‌تر است | قادر به ارائه مشاوره مالی نیست |
| یافتن متقاضیان آسان‌تر است زیرا الزامات آنچنان سخت نیست | برای رسیدگی به مالیات آموزش ندیده است |
| آموزش برای استخدام‌های جدید زمان کمتری می‌برد | از نظر قانونی نمی‌تواند برخی از فرم‌ها را تهیه کند |
مزایا و معایب حسابدار
| مزایای حسابدار | معایب حسابدار |
| درک می‌کنید که چگونه صورت‌های مالی بر کسب و کار شما تأثیر می‌گذارد | کار کردن با آنها گران‌تر از دفترداران است |
| برای ارائه مشاوره مالی مجهزتر است | |
| می‌تواند به سوالات مالیاتی پاسخ دهد و اظهارنامه تهیه کند | تعداد محدودی از حسابداران آموزش دیده وجود دارد |
| آموزش‌ها و گواهینامه‌های تخصصی برای رسیدگی به مسائل مالی پیشرفته‌تر در دسترس است |
آیا به حسابدار نیاز دارم یا دفتردار یا هر دو؟
مقایسه حسابداری با دفترداری، به نیازهای کسب و کار شما بستگی دارد. به طور کلی، هر دو می‌توانند به بهره‌وری و کارایی شما کمک کنند.
هر دو انتخاب احتمالاً در هزینه شما نیز صرفه جویی خواهد کرد. یک نظرسنجی در سال 2022 که توسط QuickBooks انجام شد نشان داد که مشاغل کوچک به طور متوسط 39 هزار دلار با استخدام حسابدار یا دفتردار پس انداز کرده‌اند.
برخی از شرکت‌ها تصمیم می‌گیرند تمام نیازهای حسابداری خود را به شخص ثالث واگذار کنند.
اگر تازه شروع به کار کرده‌اید، ممکن است یک دفتردار برای شما کافی باشد. اما بهتر است یک حسابدار هم استخدام کنید تا به تنظیم دفاتر و فرآیندهای اولیه شما برای استفاده دفتردار کمک کند. این کار می‌تواند برای سلامت مالی عمومی شما و برای پرونده‌های مالیاتی سه ماهه یا پایان سال مفید باشد.
حتی اگر یک حسابدار در میان کارمندانتان ندارید، داشتن قرارداد با یک شرکت خدمات حسابداری خارجی برای رسیدگی به حسابرسی و مالیات می‌تواند مفید باشد.
منبغ
