گردش کار، دنباله‌ای از وظایفی‌ست که کسب و کار شما به طور منظم انجام می‌دهد. برای مثال این مورد می‌تواند، مراحل آنبوردینگ یا معارفه یک مشتری جدید یا تأیید یک سند باشد.

از طرف دیگر، نرم افزار گردش کار سیستمی‌ست که به خودکارسازی فرآیند به طور کامل یا به طور جزئی کمک می‌کند.

برای کسی که به تازگی، کار فرآیند اتوماسیون را آغاز کرده است، همه این‌ها می‌تواند گیج کننده باشد. در این راهنما، ما قصد داریم به جزئیات نرم افزار گردش کار بپردازیم و توضیح دهیم که چگونه کار می‌کند و چگونه کسب و کار شما از آن سود می‌برد.

نرم افزار گردش کار چیست؟

نرم افزار گردش کار

نرم افزار گردش کار ابزاری است که گردش کار را در یک فرآیند، خودکار می‌کند. قبل از اینکه توضیح دهیم این عبارت دقیقاً به چه معناست، باید مقدمه‌ای در مورد گردش کار و فرآیندها بگوییم.

گردش کار چیست؟

گردش کار، مجموعه‌ای از وظایف است که باید با یک نظم خاص توسط کارمندان مختلف انجام شود تا یک فرآیند تجاری تکمیل شود. برخی از پرکاربردترین گردش کارها عبارتند از: ورود و آنبوردینگ، تأیید اسناد و پاسخ اضطراری.

اکنون، بیایید در مورد اتوماسیون صحبت کنیم (که همان‌طور که اشاره کردیم یکی از کاربردهای اصلی نرم افزار است). برای اینکه درک بهتری از معنای آن به شما بدهیم، یک مثال ساده می‌آوریم.

بیایید فرض کنیم که شما یک فرآیند دارید: فرآیند آنبوردینگ و معارفه کارمند جدید. روند به صورت زیر خواهد بود:

(آنبوردینگ یا Onboarding یک اصطلاح منابع انسانی است که به فرآیند معرفی یک کارمند تازه استخدام شده به یک سازمان اشاره دارد. این اصطلاح همچنین به عنوان جامعه پذیری سازمانی شناخته می‌شود و نقش مهمی برای کمک به درک موقعیت شغلی جدید و الزامات شغلی ایفا می‌کند.)

مرحله 1HR یا منابع انسانی تمام مراحل اداری لازم را آماده می‌کند و برای کارمند جدید ارسال می‌کند
مرحله 2IT تمام اکانت‌های لازم را برای کارمند ایجاد می‌کند و به او دسترسی می‌دهد
مرحله 3منابع انسانی یک بسته خوشامدگویی ارسال می‌کند
مرحله 4مدیر بخش، سرپرست را برای کارمند منصوب می‌کند
مرحله 5سرپرست فهرستی از انتظارات و مسئولیت‌ها را برای کارمند جدید ایجاد می‌کند
مرحله 6سرپرست برای اطمینان از اینکه کارمند به خوبی خود را با شرکت تطبیق بدهد، جلسات بررسی را با او برنامه ریزی می‌کند

برای اینکه این فرآیند به طور موثر تکمیل شود، همه کارکنان درگیر باید وظایف، وابستگی‌های وظایف ( تا زمانی که کار A را انجام ندهی من نمی‌توانم کار B را انجام دهم) و مسئولیت‌ها را به وضوح بیان کنند.

فرض کنید، برای مثال، منابع انسانی فراموش می‌کند که به IT اطلاع دهد که باید برای کارمند حساب ایجاد کند. این مورد ممکن است منجر به این شود که کارمند جدید فقط ساعت‌ها در دفتر بنشیند و کاری انجام ندهد. از طرف دیگر، ارزشی را که کارمند جدید می‌تواند به جای نشستن خلق کند، از دست می‌دهید. از سوی دیگر، شما یک برداشت اولیه بد از شرکت ایجاد می‌کنید.

نرم‌افزار گردش کار با خودکار کردن ارتباطات کاری، اطمینان می‌دهد که چنین مسائلی اتفاق نمی‌افتد.

هنگامی که کارمند شماره 1 کار خود را انجام داد، سیستم به طور خودکار، وظیفه بعدی را به کارمند بعدی در صف اختصاص می‌دهد و برای آنها اعلان می‌فرستد (از طریق ایمیل و پوش نوتیفیکیشن). این چرخه تا زمانی که کل فرآیند به پایان برسد به کار خود ادامه می‌دهد.

ساده و مفید به نظر می‌رسد، درست است؟

خوب، این همه ماجرا نیست. به غیر از اتوماسیون، نرم افزار گردش کار مزایای دیگری نیز دارد.

مزایای نرم افزار گردش کار

اجرای فرآیند

آیا کارمندان شما کارشان را به درستی انجام می‌دهند؟ آیا 100% مواقع کار را قبل از ضرب الاجل انجام می‌دهند یا موعد آن را از دست می‌دهند؟ نرم افزار گردش کار، هر زمان که کارکنان از برنامه کاری خود عقب می‌افتند به آنها اطلاع می‌دهد و مطمئن می‌شود که همه چیز در مسیر درست باشد.

علاوه بر این، نرم افزار همچنین این امکان را دارد که هر زمان فرآیندی کندتر از حد معمول پیش می‌رود، به مدیریت اطلاع دهد. به این ترتیب همیشه می‌توانید در صورت از دست دادن ضرب‌الاجل‌ها، برخورد به مشکلات و غیره یک برنامه اضطراری داشته باشید.

بهبود فرآیند

همه سازمان‌ها می‌خواهند فرآیندهای خود را تا حد امکان کارآمد کنند. شما ساعت‌های بی‌شماری را صرف این می‌کنید که چگونه فرآیند را بهتر کنید، و در نهایت، راه‌حل خود را پیدا می‌کنید. با این حال، اجرای این برنامه گاهی اوقات سخت است.

یکی از چالش‌های اصلی که با آن مواجه خواهید شد، این است که همه را وادار کنید تا تغییرات را اجرا کنند. کارمندان شما به روند قدیمی عادت کرده‌اند – آنها عادت‌های خود را در لحظه تغییر نمی‌دهند.

شما نمی‌توانید بالای سر آنها بایستید تا مطمئن شوید که همه کارها را درست انجام می‌دهند. این کار، فقط اتلاف وقت خواهد بود.

با نرم افزار گردش کار، تنها کاری که باید انجام دهید این است که فرآیند را از طریق پلتفرم اصلاح کنید و تغییر دهید. سپس به طور خودکار یک اعلان برای کارمندان ارسال می‌شود و آنها را از تغییرات مطلع می‌کند. و البته نرم افزار، به جای فرآیند قدیمی، شروع به اجرای فرآیند جدید می‌کند و جایی برای اشتباه باقی نمی‌گذارد.

نحوه انتخاب نرم افزار گردش کار مناسب

آیا می‌خواهید یک نرم افزار گردش کار انتخاب کنید، اما مطمئن نیستید که کدام نرم افزار را انتخاب کنید؟

با توجه به تعداد گزینه‌های موجود در بازار، یافتن راه حل مناسب برای کسب و کار شما شاید دشوار باشد.

با این حال، قبل از شروع به جستجوی ابزار مناسب، باید بین انتخاب نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار (BPMS) و نرم افزار گردش کار (WMS) تصمیم بگیرید. بین این دو سیستم تفاوت‌هایی وجود دارد (حتی اگر آنها تقریباً یکسان به نظر برسند).

در ادامه یک جدول مقایسه سریع را برایتان آورده‌ایم تا به شما ایده بهتری بدهد که کدام نوع نرم افزار برای شما جواب می‌دهد.

مدیریت گردش کار (WMS) در مقابل مدیریت فرآیند کسب و کار (BPMS)
 نرم افزار مدیریت گردش کار (WMS)نرم افزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPMS)
زمان نصب و راه اندازینصب و راه اندازی فوریتا 6 ماه طول می‌کشد
ویژگی‌هامدل‌سازی فرآیند + سایر ویژگی‌های اساسی مدیریت فرآیندمدیریت فرآیند در سطح سازمانی
قیمتبه صرفهگران
تجربه کاربریبدون کدنویسی. ساده و راحتنیاز به آموزش ویژه و نصب توسط IT دارد
یکپارچگیAPI یکپارچه با نرم افزار SaaS شخص ثالث
بسته به راه حل محدود است. نیاز به نصب افزونه دارد

به احتمال زیاد شما هم بخواهید به سراغ نرم افزار گردش کار بروید. اکثر نرم‌افزارهای BPM می‌توانند بسیار گران باشند، پیاده‌سازی آنها تا یک سال طول می‌کشد و نیاز به یکپارچه‌سازی با کد دستی دارد.

درست است که مجموعه‌های BPM عملکرد بیشتری نسبت به نرم‌افزار گردش کار ارائه می‌دهند. با این حال، اکثر سازمان‌ها فقط به اساسی‌ترین ویژگی‌ها (اتوماسیون، اجرا و غیره) نیاز دارند.

اگر به فکر انتخاب نرم افزار گردش کار به جای BPMS هستید، ادامه مطلب را بخوانید! ما قصد داریم برخی از ویژگی‌های مهمی که بهترین سیستم‌های گردش کار دارند را توضیح دهیم.

ویژگی‌های نرم افزار گردش کار

نصب و راه اندازی ساده

اکثر نرم افزارهای قدیمی از شما می‌خواهند که آن را در محل نصب کنید. برای اکثر سازمان‌ها، این کار نه مقرون به صرفه است و نه عملی.

پیاده‌سازی آن می‌تواند تا 6 ماه طول بکشد، و کل پکیج ممکن است برای شما هزینه بالایی داشته باشد – و تمام این تلاش‌ها برای نرم‌افزاریست که ممکن است به آن پایبند هم نباشید.

با این حال، برخی از ارائه دهندگان نرم افزار راه حلی مبتنی بر ابر ارائه می‌دهند. به این معنی که می‌توانید بدون هیچ گونه نصبی از نرم افزار استفاده کنید. تنها کاری که باید انجام دهید ثبت نام است.

چنین شرکت‌هایی در بیشتر موارد هزینه‌های بسیار کمتری نیز دریافت می‌کنند زیرا مجبور نیستند برای نصب نرم‌افزار به مهندسان بسیار ماهر پول بپردازند.

فرآیندساز (بدون کدنویسی)

برای استفاده حداکثری از نرم افزار مدیریت گردش کار، همه کارکنان شما باید بتوانند به راحتی از آن استفاده کنند.

مهمتر از همه، سرپرستان بخش باید قادر به ایجاد فرآیندها بدون کمک کارکنان فنی باشند. استفاده از اکثر نرم افزارهای گردش کار برای یک کارمند معمولی آسان است (آنها فقط وظایف خود را دنبال می‌کنند و فرآیندی ایجاد نمی‌کنند)، اما این کار برای سرپرستان کمی سخت‌تر است.

در برخی از نرم افزارها، سرپرستان نمی‌توانند به تنهایی فرآیندهای جدیدی ایجاد کنند – آنها به کمک مهندسین تخصصی Back-end نیاز دارند. مهندسان باید هر فرآیند جدید را از ابتدا کدنویسی کنند، که باعث می‌شود نرم افزار به طور قابل توجهی برای مدیریت و کارکنان فنی سنگین‌تر شود.

با این حال، برخی از بهترین نرم‌افزارهای مدیریت گردش کار، با یک فرآیندساز که نیازی به کدنویسی ندارد، ارائه می‌شوند. با این ابزارهای گردش کار، تقریباً هر کارمندی می‌تواند بدون هیچ آموزش قبلی فرآیندها را ایجاد کند.

فرم سازی با Drag & Drop

فرم‌ها برای هر نرم افزار مدیریت گردش کار ضروری هستند. بیشترِ فرآیندها شامل ورودی یا انتقال داده‌ها هستند – و بهترین راه برای انجام این کار از طریق فرم‌هاست.

به عنوان مثال، فرض کنید از یک سیستم گردش کار برای مدیریت آنبوردینگ کارکنان خود استفاده می‌کنید.

این فرایند به شرح زیر است:

  1. کارمند استخدام شده پس از استخدام، فرمی را با اطلاعات شخصی پر می‌کند.
  2. داده‌های دریافتی از این فرم، جریان کار را به راه می‌اندازد.
  3. داده‌های فرم به طور خودکار به نرم افزار HRM شرکت منتقل می‌شود.
  4. داده‌ها همچنین در هر مرحله فرآیند آنبوردینگ که به اطلاعات خاصی نیاز دارد، درج می‌شوند.

بدون فرم، شما باید تمام داده‌ها را به صورت دستی انتقال دهید. بنابراین، سیستم گردش کار باید دارای قابلیت ایجاد فرم‌ها و همچنین قالب‌های فرمی باشد که می‌توانند مجدداً استفاده شوند (و در زمان شما صرفه‌جویی می‌کند).

این کار نیز باید بدون کدنویسی انجام شود – احتمالا نمی‌خواهید که کارمندان شما مجبور شوند هر بار که به کمک یک فرم جدید نیاز دارند با مهندسان (گران قیمت) تماس بگیرند و سپس چند روز منتظر بمانند تا از آن استفاده کنند.

قابلیت‌های یکپارچه سازی

برای اینکه واقعاً بیشترین بهره را از نرم افزار گردش کار ببرید، باید آن را با سایر سیستم‌های خود یکپارچه کنید.
این کار قابلیت‌های اتوماسیون بسیار بیشتری به شما می‌دهد، زیرا برخی از مراحل فرآیند شما شامل کار با انواع دیگر نرم افزارهاست.

برای مثال، فرض کنید یک گردش کار برای جذب مشتری دارید. این روند می‌تواند به شرح زیر باشد:

  1. مشتری بالقوه، اطلاعات را طی یک مرحله جذب لید در سایت شما وارد می‌کند و این کار باعث راه افتادن جریان کار می‌شود.
  2. داده‌ها به CRM و MailChimp (سرویس ایمیل مارکتینگ) شما وارد می‌شوند.
  3. شما از ابزار CRM برای ارتباط با مشتری خود و از ابزار گردش کار برای پیگیری روند فروش استفاده می‌کنید

بدون یکپارچه سازی، ممکن است مجبور شوید مرحله 2 را به صورت دستی انجام دهید. انجام این کار، یک یا دو بار زیاد وقت گیر نیست، اما انجام این کار به صورت مداوم می‌تواند زمان زیادی را از شما بگیرد.

همه نرم افزارهای گردش کار دارای REST API هستند که به توسعه دهندگان شما اجازه می‌دهد تا یکپارچه سازی‌ها را به صورت دستی برای گسترش عملکرد سیستم ایجاد کنند. این گزینه معمولا وقت گیر و گران است (همان طور که هر چیزی که شامل توسعه نرم افزار است گران و وقت‌گیر است).

با این حال، بهترین ابزارها با سرویس‌های یکپارچه‌سازی مانند Zapier کاملاً کار می‌کنند.

Zapier به شما امکان می‌دهد نرم افزار گردش کار را با بیش از 1000 برنامه مختلف متصل کنید و یکپارچه سازی برایتان تبدیل به آب خوردن شود.

نحوه استفاده از نرم افزار گردش کار – 3 مثال واقعی

اکنون می‌دانید که نرم افزار گردش کار برایتان مفید است، اما نمی‌دانید از کجا شروع کنید؟

اینها برخی از فرآیندهایی هستند که تقریباً هر سازمانی باید طی کند. فقط وارد ابزار گردش کار مورد علاقه خود شوید و فرآیندها را کپی/پیست کنید.

آنبوردینگ کارکنان

بیشتر سازمان‌ها تمایل دارند آنبوردینگ کارکنان را نادیده بگیرند و وقتی کار از کار گذشت تازه به یاد آن می‌افتند.

با این حال، به نظر می‌آید که آنبوردینگ عاملی تعیین کننده در ماندن یا رفتن نیروی جدید باشد. یک فرآیند خوب و ساختار یافته می‌تواند ماندگاری کارکنان را تا 50 درصد افزایش دهد.

با توجه به اینکه هزینه جایگزینی یک کارمند می‌تواند رقم سنگینی باشد، این فرآیند می‌تواند به سازمان شما کمک کند تا هزینه‌های زیادی را کاهش دهد و در زمان بسیار صرفه جویی کند.

برای اینکه فرآیند Onboarding تا جایی که می‌تواند کارآمد باشد، می‌توانید از نرم افزار مدیریت گردش کار برای اجرای آن استفاده کنید.

مطمئن نیستید که فرآیند آنبوردینگ کارکنان با ساختار مناسب چگونه است؟ این هم یک مثال برای درک بیشتر این موضوع:

مرحله 1انجام کارهای اداری و کاغذبازی
مرحله 2تهیه لوازم مربوطه (وسایل، کامپیوتر و …)
مرحله 3ایجاد دسترسی به ابزارها و حساب‌های شرکت
مرحله 4ایجاد یک بسته خوش آمدگویی (هدیه‌های رایگان و بن)
مرحله 5اطلاع دادن در مورد نیروی جدید به سرپرست و همکاران
مرحله 6تعیین یک شریک برای یکپارچه سازی
مرحله 7تعیین یک سرپرست
مرحله 8ناهار با هم تیمی‌ها
مرحله 9تعیین اهداف و انتظارات ماه
مرحله 10برنامه ریزی جلسات بررسی

آنبوردینگ مشتری

هر زمان که با یک مشتری جدید شروع به کار می‌کنید، می‌خواهید تأثیری ماندگار از خود به جای بگذارید.

هرچه فرآیند آنبوردینگ شما حرفه‌ای‌تر و ساختارمندتر باشد، آنها بیشتر تحت تاثیر قرار خواهند گرفت.

برای اطمینان از اینکه همه چیز تا حد امکان خوب و روان پیش برود، می‌توانید از نرم افزار گردش کار برای خودکارسازی این فرآیند استفاده کنید.

مرحله 1جمع آوری اطلاعات مشتری از طریق فرم ثبت نام
مرحله 2تایید: آیا پروژه مربوط به آژانس است؟ در صورت تایید، به مرحله 3 بروید
مرحله 3ارسال سند گزینه‌های سرویس
مرحله 4ایجاد یک دستور کار برای اولین جلسه، نوشتن سوالات
مرحله 5برگزاری جلسه آغازین
مرحله 6ایجاد و ارسال منشور پروژه

بازاریابی محتوا

بازاریابی محتوا روز به روز در بین مشاغل در سراسر جهان محبوبیت بیشتری پیدا کرده است. در واقع، بیش از 53 درصد از تمام مشاغل از بازاریابی محتوا برای بهبود حضور آنلاین خود استفاده می‌کنند.

با این حال، کل ماجرا می‌تواند کمی گیج کننده باشد. این فرآیند شامل همکاری بین 4-5 طرف مختلف از جمله نویسنده، ویراستار، طراح، بازاریاب و گاهی اوقات توسعه دهنده است.

برای اینکه واقعاً بیشترین بهره را از بازاریابی محتوا ببرید، می‌توانید یک گردش کار برای هماهنگ کردن فرآیند انتشار و اطلاع رسانی ایجاد کنید.

ما یک فرآیند برای این کار ایجاد کرده‌ایم:

مرحله 1نویسنده ایده/طرح کلی مقاله را ارسال می‌کند.
مرحله 2در صورت تایید سردبیر، نویسنده شروع به کار روی مقاله می‌کند.
مرحله 3بازاریاب لیستی از اینفلوئنسرها ایجاد می‌کند تا با آنها ارتباط برقرار کند (و برای مقاله بازدید بگیرد)
مرحله 4ویراستار مقاله را تصحیح می‌کند و تغییراتی ایجاد می‌کند
مرحله 5طراح هر طرح گرافیکی مورد نیاز برای مقاله را ایجاد می‌کند
مرحله 6ویراستار، مقاله را برای گوگل بهینه می‌کند و آن را در وردپرس منتشر می‌کند
مرحله 7تیم بازاریابی با استفاده از فهرستی که در مرحله شماره 3 ذکر کرده‌ایم، این ارتباط را انجام می‌دهد.

شروع کار با نرم افزار گردش کار

آیا تصمیم گرفته‌اید که از نرم افزار مدیریت گردش کار استفاده کنید؟ امیدواریم این مقاله شما توانسته باشد به شما در این مسیر کمک کند. حال باید به دنبال نرم افزاری باشید که پاسخگوی نیازهای شما باشد.


منبع

از همین نویسنده: