دوست دارید همه چیز را در مورد استفاده از نمودار گانت در مدیریت پروژه بیاموزید و یاد بگیرید چگونه می‌توانید نمودار گانت خود را ایجاد کنید؟
در این پست، نگاهی دقیق‌تر به نمودار گانت خواهیم داشت و مواردی از جمله مقایسه آن با انواع دیگر نمودارها، مزایای آن، نحوه ایجاد گانت چارت و… را بررسی خواهیم کرد.
آنچه خواهید خواند
نمودار گانت چیست؟
نمودار گانت (Gantt chart) یک نمودار میله‌ای افقی است که برنامه یک پروژه و وظایف یا رویدادهای آن را در طول زمان نشان می‌دهد. هر نوار در نمودار گانت نشان دهنده یک تسک است و تاریخ‌ها به صورت افقی قرار می‌گیرند.
نمودارهای گانت معمولاً برای زمان‌بندی پروژه استفاده می‌شوند زیرا یکی از مفیدترین و کلاسیک‌ترین روش‌ها برای نمایش فعالیت‌ها در زمان هستند. آنها همچنین می‌توانند ارتباط بین تسک‌ها را نشان دهند.
نمودار گانت برای چه مواردی استفاده می‌شود؟
یک نمودار ساده گانت، ضرب الاجل‌ها، رویدادهای مهم و پیشرفت پروژه را مشخص می‌کند. این نمودار به عنوان یک منبع مهم برای تیم‌ها عمل می‌کند؛ زیرا با وجود این نمودار، همه می‌دانند که باید در چه زمانی روی چه چیزی کار کنند و این کار چگونه بر پروژه کلی تأثیر می‌گذارد.
موارد استفاده مختلفی برای نمودارهای گانت وجود دارد و می‌توان آنها را برای هر نوع پروژه‌ای اعمال کرد. در ادامه چند مورد که گانت چارت برای آنها می‌تواند به کار رود و مفید واقع شود را آورده‌ایم:
- می‌تواند پروژه‌های پیچیده را ساده کند و تا رسیدن به هدف پروژه، آنها را ردیابی کند
- در هنگام برنامه‌ریزی کمپین‌های بازاریابی می‌تواند به مدیریت منابع کمک کند
- امکان درک بصری گستره پروژه و الزامات آن را فراهم می‌کند
- مدیران می‌توانند از آن برای پیگیری پیشرفت پروژه استفاده کنند
در یک چارچوب گسترده‌تر، نمودارهای گانت با استفاده از ساختار تفکیک کاری (WBS) و تجزیه اهداف بزرگ یا پیچیده به اهداف قابل مدیریت، به کسب‌وکارها کمک می‌کنند.
برای داشتن ایده‌ی بهتری از نحوه کار آن، تصور کنید یک تیم بازاریابی از گانت چارت برای برنامه‌ریزی همه کمپین‌ها و وظایف مختلف خود مانند رسانه‌های اجتماعی، محتوای سایت، برندینگ و موارد دیگر استفاده می‌کند. با یک نمودار گانت، همه افراد تیم می‌توانند دقیقاً ببینند که در حال حاضر روی چه تسک‌هایی کار می‌شود، کدام یک از اعضای تیم روی آنها کار می‌کنند و چگونه هر تسک بر دیگران تأثیر می‌گذارد. این نمودار به آنها اجازه می‌دهد تا برای تحویل هر تسک بهتر برنامه‌ریزی کنند و زمان تحویل را تخمین بزنند.
نمودار پرت در مقابل نمودار گانت
در نمودار پرت (PERT) ، وظایف در یک نمودار شبکه‌ای نشان داده می‌شوند که این نمودار شامل گره و دایره با فلش‌هایی بین آنها برای نشان دادن وابستگی و ارتباط بین وظایف است. نمودارهای گانت و پرت هر دو ابزارهای مهمی برای مدیریت پروژه هستند، اما تفاوت‌های کلیدی بینشان وجود دارد، مانند محل تمرکز، ارتباط وظایف، پیچیدگی و مسیر بحرانی.
(“مسیر بحرانی” به طولانی ترین دنباله فعالیت‌های وابسته و پیوسته اشاره دارد که باید انجام شود تا پروژه به موقع پایان رسد. همچنین “طولانی‌ترین مسیر پروژه را که فعالیت‌های قرار گرفته بر روی آن دارای شناوری کل صفر هستند، مسیر بحرانی می‌گویند.)
به طور کلی، نمودار پرت، وابستگی‌های متقابل وظایف و تحلیل مسیر بحرانی را برای پروژه‌های پیچیده بهتر نشان می‌دهد، در حالی که نمودار گانت بر زمان‌بندی کار و ردیابی پیشرفت برای انواع پروژه‌ها در انواع سایزها تأکید دارد. این بدان معنا نیست که هر دو نمودار را نمی‌توان برای یک پروژه اعمال کرد، اما به طور کلی، نمودارهای پرت برای مرحله برنامه‌ریزی پروژه ایده آل هستند در حالی که نمودار گانت انعطاف پذیری و سازگاری بیشتری را در طول اجرای پروژه ارائه می‌دهد.
اجزای یک نمودار گانت چیست؟
نمودار گانت هر پروژه تیمی، بسته به گردش کار و نوع کار آنها متفاوت به نظر می‌رسد، اما شش جزء اصلی و مهم در نمودار وجود دارد که شامل موارد زیر است:
- تاریخ/زمان: نمودارهای گانت، تاریخ کارها را از ابتدا تا انتها و همچنین مکان آنها را در جدول زمانی پروژه نشان می‌دهند تا برنامه‌ریزی آسان‌تر را فراهم کنند.
- تسک‌ها و نوارهای وظیفه: وظایف اصلی و فرعی به ترتیب مواردی که باید تکمیل شوند، نشان داده می‌شوند. وظایف به صورت عمودی در سمت چپ سازماندهی می‌شوند، و نوارهایی که هر تسک را در جدول زمانی نشان می‌دهد تا ارتباط میان تسک‌ها را در طول پروژه بهتر مشاهده کنید.
- نقاط عطف و پیشرفت: نقاط مشخصی از یک پروژه به عنوان نقاط عطف در نظر گرفته می‌شوند که در نمودار گانت مانند تسک‌هایی هستند که با یک نشانگر متمایز نشان داده می‌شوند. پیشرفت یک تسک با نزدیک بودن هر مرحله به نقطه عطف مربوطه ردیابی می‌شود و گاهی اوقات درصد تکمیل یک کار در حال انجام را نشان می‌دهد.
- وابستگی و ارتباط بین تسک‌ها: از فلش‌ها یا خطوط برای نشان دادن اینکه کدام وظایف به یکدیگر وابسته هستند، استفاده می‌شود.
- نشانگرهای خط عمودی: نشانگرهای عمودی، داده‌های فعلی یک پروژه را در نمودار نشان می‌دهند و به شما کمک می‌کنند تا ببینید پروژه شما در کجا قرار دارد و چقدر کار باقی مانده است.
- منابع: برخی از تسک‌ها شامل منابعی مانند ابزارها، اسناد یا مخاطبین هستند که برای تکمیل یک کار مفید هستند.
نحوه ایجاد نمودار گانت
ایجاد یک نمودار گانت از صفر، مراحل زیادی دارد، از گردآوری تمام وظایف اصلی و فرعی مختلف گرفته تا تعریف ارتباطات تسک‌ها و ایجاد یک جدول زمانی افقی. می‌توان این کار را به طور مستقل و فردی انجام داد، اما انجام آن با کمک یک پلتفرم مدیریت پروژه بسیار آسان‌تر است.
مزایا و معایب استفاده از نمودار گانت در مدیریت پروژه
دلایل زیادی وجود دارد که مدیران پروژه برای سازماندهی پروژه‌ها به نمودار گانت روی آورند. نمودارهای گانت مزایای زیادی را برای تیم‌ها فراهم می‌کند که همکاری در انجام وظایف و به روز رسانی پروژه را آسان‌تر می‌کند. بیایید به چند مورد از مزایای استفاده از نمودار گانت در مدیریت پروژه نگاهی بیندازیم.
مزایای نمودار گانت
- نمودارهای گانت با شناسایی وابستگی و ارتباط بین تسک‌ها به تیم‌ها کمک می‌کند تا مسیرهای بحرانی را بشناسند.
- مدیران پروژه می‌توانند با مشاهده تاریخ شروع و پایان هر کار و شناسایی تضادها در منابع و زمان‌بندی، منابع را به طور مؤثر تخصیص دهند.
- نمودار گانت به اعضای تیم نمایش واضح و بصری یک پروژه و برنامه آن را ارائه می‌دهد و به همه در مدیریت زمان‌بندی پروژه کمک می‌کند.
- ردیابی پیشرفت چندین تسک و مقایسه آنها با برنامه زمان‌بندی شده برای شناسایی تأخیرها یا تنگناهای احتمالی و مدیریت بهتر زمان
- مالکیت تسک آشکار است زیرا به اعضای تیم وظایفی محول می‌شود و مسئولیت‌ها و ضرب الاجل‌های تسک خود را می‌دانند.
- مدیران پروژه می‌توانند ریسک‌های احتمالی را شناسایی کرده و با تجسم وابستگی‌ها و ارتباطات میان تسک‌ها و مسیرهای بحرانی، اقدامات لازم را انجام دهند.
- نمودار گانت ارتباط با اعضای تیم، مشتریان و ذینفعان را تسهیل می‌کند و به مدیریت انتظارات کمک می‌کند و در عین حال یک نمای کلی واضح از پیشرفت پروژه ارائه می‌دهد.
معایب نمودار گانت
مزایای نمودار گانت غیرقابل انکار است، اما آنها همیشه برای هر تیم یا پروژه‌ای مناسب نیستند. علاوه بر این، نمودار گانت دارای اشکال‌هاییست که اگر قصد دارید از این قالب برای پروژه خود استفاده کنید، باید از آنها آگاه باشید. با این اوصاف، این ایرادات باعث نمی‌شود که از نمودار گانت استفاده نکنیم، بلکه آنها فقط موانعی هستند که عموماً با برنامه‌ریزی، اجرا و ارتباط مستمر تیم می‌توان از آنها اجتناب کرد. برخی از اشکالاتی که باید از آنها آگاه بود عبارتند از:
- وقتی صحبت از پروژه‌های بزرگتر، با جزئیات بیشتر و با تسک‌های زیاد می‌شود، نمودار گانت می‌تواند پیچیده و چالش برانگیز شود
- حفظ یک نمودار گانت به‌روز می‌تواند در زمان بروز تغییرات دست و پاگیر و زمان‌بر باشد.
- بدون مدیریت دقیق منابع، نمودارهای گانت می‌تواند با تسک‌های متعدد، فشار کاری بیش از حد روی اعضای تیم بگذارد.
- اعضای تیمی که با نمودارهای گانت آشنایی ندارند ممکن است کمی زمان ببرد تا بتوانند به طور کامل آنها را درک کنند و به طور مؤثر از آنها استفاده کنند.
- برخی از نمودارهای گانت ممکن است شامل تمام اطلاعات لازم برای تسک‌ها، مانند توضیحات یا منابع مورد نیاز نباشد، که منجر به تأخیر می‌شود.
برخی ابزارهای مدیریت پروژه به شما امکان می‌دهد پروژه‌ها را با استفاده از نمودارهای گانت مدیریت کنید که به شما کمک می‌کند از طریق اتوماسیون، ابزارهای ارتباطی یکپارچه و موارد دیگر از این اشکالات جلوگیری کنید.
البته گانت چارت تنها راه برای مشاهده پروژه و وظایف آن نیست و بسته به عواملی مانند اندازه تیم، جدول زمانی و ماهیت پروژه شما، می‌توانید جایگزینی برای نمودار گانت در نظر بگیرید.
جایگزین‌های نمودار گانت
نمودارهای گانت می‌توانند برای بسیاری از پروژه‌ها مفید باشند، اما همیشه بهترین گزینه برای هر تیمی نیستند. انواع دیگری از نمودارها، تابلوها و ابزارهای مدیریت پروژه وجود دارد که هر کدام رویکرد منحصر به فردی برای تجسم و مدیریت پروژه دارند. برخی از جایگزین‌های محبوب عبارتند از:
- بورد کانبان: بوردهای کانبان برای نمایش بصری وظایف و ستون‌ها به عنوان مراحل یک گردش کار، بر کارت‌ها تکیه می‌کنند. اعضای تیم با پیشرفت کارها، کارت‌ها را از یک ستون به ستون دیگر منتقل می‌کنند و یک نمای کلی از وضعیت و گردش کار ارائه می‌دهند.
- بورد اسکرام: بوردهای اسکرام که در مدیریت پروژه چابک استفاده می‌شود، برای توسعه تکرارپذیر طراحی شده‌اند. آنها وظایف کاربر را در یک بک لاگ تصویرسازی می‌کنند و پیشرفت آنها را در مراحل مختلف در طول هر سرعت نمایش می‌دهند.
- نمودار جدول زمانی: نمودارهای جدول زمانی پروژه نمایش ساده و خطی وظایف و رویدادها را در یک زمان معین ارائه می‌کنند. در حالی که جزئیات کمتری نسبت به نمودارهای گانت دارند، اما مروری سریع از نقاط عطف مهم پروژه ارائه می‌دهند.
- چک لیست پروژه: چک لیست‌های پروژه ساده، سرراست و بدون منحنی یادگیری هستند و به راحتی با هر تیمی سازگار می‌شوند. آنها را می‌توان به تنهایی یا در ارتباط با نمودارها و تابلوهای دیگر استفاده کرد.
گاهی اوقات، حتی استفاده از بیش از یک نوع پلتفرم در پروژه می‌تواند مفید باشد.
نمودار گانت خود را ایجاد کنید
نمودارهای گانت راه مفیدی برای تجسم پروژه‌ها ارائه می‌دهند و با ظهور نرم افزار نمودار گانت، می‌توانند فرآیندهای تیم شما را چند پله بالاتر ببرند.
از همین نویسنده:
- فرمول نویسی در اکسل – 20 مورد از مهم‌ترین فرمول‌ها و توابع اکسل که باید بدانید
- نحوه حذف سلول‌های خالی در اکسل با 3 روش ساده
- مدیر عملیات یا Operations Manager کیست؟ و چه وظایفی دارد؟
- راهنمای جامع merge در اکسل – چگونه سلول‌های اکسل را با هم ادغام کنیم؟
- تکنیک پومودورو چیست؟ و چگونه باید آن را به کار ببریم؟
- تفاوت مدیر پروژه و مدیر محصول چیست؟ شرح وظایف، تفاوت‌ها و شباهت‌ها
- اکسل و اکسس: از کدام یک باید برای پروژه بعدی خود استفاده کنید؟
- مرتب سازی داده در اکسل: یک راهنمای ساده برای سازماندهی داده‌ها
- آموزش گام به گام ساخت pivot table در اکسل
- اسکرام مستر کیست؟ + توضیح کامل وظایف اسکرام مستر
