به عنوان مدیر پروژه با چه مشکلات و موانعی روبرو هستید؟ برای بسیاری، افزایش ناگهانی تسک‌ها، ارتباطات ضعیف و تأخیر در کار در صدر فهرست قرار دارند.

مدیریت پروژه می‌تواند مشکل باشد. بدون برنامه‌ریزی دقیق و داشتن استراتژی، ممکن است احساس سردرگمی داشته باشید.

بنابراین، اگر در موقعیت مدیریت پروژه هستید، یادگیری و اجرای اصول اولیه بهترین گزینه است. در اینجا، پروژه‌ها را به پنج مرحله تقسیم می‌کنیم تا به شما کمک کنیم بهتر بفهمید چه کاری در چه زمانی باید انجام شود.

چرخه عمر مدیریت پروژه

صرف نظر از اندازه یا محدوده پروژه، همه پروژه‌ها از یک روند مشابه پیروی می‌کنند. در مدیریت پروژه به این فرآیند چرخه عمر پروژه می‌گویند.

چرخه عمر پروژه به طور کلی شامل چهار مرحله است: شروع، برنامه ریزی، اجرا و بسته شدن. با این حال، برخی از مدیران پروژه، مرحله پنجمی به نام نظارت و کنترل را اضافه می‌کنند.

مرحله پنجم می‌تواند به مدیران کمک کند تا پروژه را در مسیر خود نگه دارند و اطمینان حاصل کنند که مسائل به سرعت شناسایی شده و به آنها رسیدگی می‌شود.

در نتیجه، مدل‌های پنج فازی چابک‌تر و مؤثرتر در کمک به موفقیت پروژه‌ها در نظر گرفته می‌شوند. در بخش بعدی، نگاه دقیق‌تری به هر مرحله از چرخه عمر مدیریت پروژه خواهیم داشت.

مدیریت پروژه

پنج مرحله مدیریت پروژه

هر پروژه موفق پنج مرحله یکسانی را طی می‌کند: شروع، برنامه‌ریزی، اجرا، نظارت و کنترل.

مرحله 1: مفهوم پردازی و شروع پروژه

هر پروژه با مفهوم پردازی شروع می‌شود. در طی این مرحله، یک ایده به یک طرح تجاری تبدیل می‌شود که با اهداف، منشورهای پروژه و سهامداران کامل می‌شود.

این مرحله زمانی است که تیم‌های پروژه با مدیر پروژه گرد هم می‌آیند تا یک نقشه راه گسترده برای پروژه ایجاد کنند.

تیم ها باید در این مرحله به چند سوال پاسخ دهند، از جمله:

  • هدف از این پروژه چیست؟
  • برخی از موانع احتمالی چیست؟
  • سهامداران کلیدی چه کسانی هستند؟
  • حداقل یا حداکثر بودجه دارد؟
  • این پروژه چقدر طول می کشد؟

به عنوان بخشی از این مرحله، حامی پروژه (فردی که درخواست تکمیل پروژه را داشته است) بودجه و جدول زمانی را تایید می‌کند.

مرحله 2: برنامه‌ریزی پروژه

هنگامی که پروژه را در سطح وسیع‌تری تعریف کردید، وقت آن است که جزئیات را مشخص کنید.
در طول این مرحله، مدیر پروژه یک برنامه دقیق برای اجرا، نظارت و کنترل پروژه تهیه می‌کند. این کار معمولاً با تعیین اهداف شروع می‌شود.

هنگام تعریف اهداف یک پروژه، متدهای S.M.A.R.T.  و  CLEAR جزو محبوب‌ترین‌ها هستند.

S.M.A.R.T.  مخفف عبارت  Specific, Measurable, Achievable, Realisticو Timely است. استفاده از این چارچوب تضمین می‌کند که اهداف شما به وضوح تعریف شده، واقع بینانه و قابل دستیابی هستند.

بیایید با یک مثال شروع کنیم. یک هدف مبهم این گونه است: “یک اپلیکیشن توسعه دهید که انجام سفارش را ساده‌تر کند.” با استفاده از روش  S.M.A.R.T، این هدف این گونه می‌شود: “اپلیکیشنی درست کنید که زمان انجام سفارش را 20٪ کاهش می‌دهد.”

C.L.E.A.R.  مخفف  Collaborative، Limited، Emotional، Acceptable  و Refined است.

در این روش، تیم پروژه به سمت هدفی کار می‌کند که در مهلت و بودجه پروژه مشخص و قابل دستیابی است. همه باید برای دستیابی به آن اشتیاق داشته باشند و این باید با اهداف کلی پروژه مرتبط باشد.

این طرح همچنین باید شامل نقاط عطف باشد تا همه بدانند چه کاری باید انجام شود، چه کسی چه کاری را انجام می‌دهد و چه زمانی نقاط عطف باید تکمیل شود. همچنین شامل تفکیک وظایف، جدول زمانی، برنامه ارتباطی، استراتژی کاهش ریسک و برنامه‌ای برای مقابله با بدترین سناریوها می‌شود.

چندین ایدئولوژی وجود دارد که می‌توانید برای برنامه‌ریزی برای این مرحله از آنها استفاده کنید. با استفاده از مدیریت پروژه چابک، منابع توسعه به طور موثر استفاده می‌شود و نیازهای مشتری برآورده می‌شود.

مدیریت پروژه چابک مدیریت پروژه‌های توسعه نرم افزار را به طور موثرتر و کارآمدتر ممکن می‌سازد و

علاوه بر به روز نگه داشتن همه افراد در پیشرفت پروژه، امکان ایجاد تغییرات سریع و آسان را فراهم می‌کند.

مرحله 3: اجرای پروژه

به محض اتمام مرحله برنامه‌ریزی، زمان شروع اجرای طرح است. اینجاست که کار واقعی انجام می‌شود.

در طول این مرحله، مدیران پروژه گردش کار را ایجاد می‌کنند، وظایفی را به اعضای تیم اختصاص می‌دهند و اطمینان حاصل می‌کنند که همه در مسیر درست هستند. آنها همچنین سهامداران و تیم‌ها را در جریان پیشرفت پروژه نگه می‌دارند.

بسیاری از مدیران پروژه از ابزارهای همکاری مانند  Asana، Trello و یا نرم افزارهای دیگر مدیریت پروژه برای پیگیری وظایف، جدول زمانی و بودجه استفاده می‌کنند.

یک ابزار مدیریت پروژه که به خوبی طراحی شده باشد، شما را در مسیر حرکت نگه می‌دارد و به شما در دستیابی به اهدافتان کمک می‌کند.

مرحله 4: نظارت بر پروژه

مرحله چهار معمولاً همزمان با مرحله سه اجرا می‌شود. در هر صورت، برای نظارت بر یک پروژه، در وهله اول آن پروژه باید در حال اجرا باشد.

در طول این مرحله، مدیر پروژه با تیم خود برای حل هر گونه مشکل همکاری می‎کند. این کار شامل بررسی‌های دوره‌ای و به‌روزرسانی‌های طرح است تا تغییرات در محدوده پروژه یا در دسترس بودن منابع را منعکس کند.

همچنین نظارت بر پیشرفت در برابر طرح و انجام اقدامات اصلاحی در صورت لزوم بسیار مهم است. به عنوان مثال، ممکن است لازم باشد در جدول زمانی تجدید نظر شود تا تاخیرها یا تغییرات غیرمنتظره در نظر گرفته شود.

علاوه بر آن، مدیران پروژه می‌توانند پیشرفت را بر اساس شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIs) یا عوامل حیاتی موفقیت (CSF) بررسی کنند. به عنوان مثال، می‌توانید اندازه‌گیری کنید که آیا پروژه شما طبق برنامه و بودجه است و یا تسک‌ها در حال تکمیل شدن هستند یا خیر.

مرحله 5: بسته شدن پروژه

این آخرین مرحله از چرخه عمر مدیریت پروژه است. این مرحله زمانی است که محصولات قابل تحویل را برای تایید به اسپانسر پروژه تحویل می‌دهید. در طول این مرحله، تیم منحل می‌شود و هرگونه استخدام قراردادی برای پروژه فسخ می‌شود.

پس از بسته شدن پروژه، مدیر پروژه یک بررسی نهایی را انجام می‎دهد که هر گونه داده ضروری که می‌تواند در آینده مفید باشد را مستند ‌کند.

اعضای تیم و سهامداران نیز در طول ارائه گزارش درباره شکست‌ها و موفقیت‌ها بحث می‌کنند. این کار به بهبود عملکرد و بهره‌وری در سراسر سازمان کمک می‌کند.

آینده مدیریت پروژه روشن‌تر از همیشه به نظر می‌رسد

در گذشته، مدیریت پروژه با قلم و کاغذ یا در بهترین حالت، روی یک صفحه گسترده در اکسل انجام می‌شد. به دلیل پیچیدگی پروژه‌ها و پراکندگی نیروی کار، این روش ها بی‌اثر شده‌اند.

پیگیری پیشرفت و رعایت ضرب‌الاجل‌ها نیاز به رویکرد دیجیتال دارد. نرم افزارهای مدیریت پروژه قطعا می‌توانند به مدیریت پروژه کمک کند.

با استفاده از این نرم افزارها، تیم‌ها می توانند گردش کار خود را ساده کنند، پیشرفت خود را پیگیری کنند، اسناد را به اشتراک بگذارند و وظایف خود را مدیریت کنند. استفاده از متد اسکرام نیز برای مدیریت پروژه پیشنهاد می‌شود.

بنابراین، اگر به دنبال راه‌هایی برای ارتقای سطح مدیریت پروژه خود بوده‌اید، این ابزارها را فراموش نکنید.

از همین نویسنده: